Datenschutzerklärung und Informationen gemäß Art. 13 und 14 DSGVO

Stand: August 2026

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Ditmar Alfes Immobilien OHG
Grafenstraße 44
59821 Arnsberg

Telefon: +49 2931 5298-0
E-Mail: in**@**************es.de

Die Ditmar Alfes Immobilien OHG ist insbesondere in den Bereichen Miet- und Immobilienverwaltung, Wohnungseigentumsverwaltung sowie Immobilienvermittlung tätig.

Ein Datenschutzbeauftragter ist derzeit nicht bestellt. Datenschutzanfragen können unmittelbar an die vorstehenden Kontaktdaten gerichtet werden.

2. Allgemeine Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies zur Durchführung unserer Geschäftstätigkeit, zur Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher Aufgaben, zur Kommunikation mit betroffenen Personen oder zur Wahrung berechtigter Interessen erforderlich ist.

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen.

Hierzu können insbesondere gehören:

• Name, Anschrift, Geburtsdatum und Kontaktdaten,
• Angaben zu Miet-, Eigentums-, Verwaltungs- und Vertragsverhältnissen,
• Objekt-, Wohnungs- und Grundstücksdaten,
• Bank-, Zahlungs- und Buchhaltungsdaten,
• Abrechnungs-, Verbrauchs-, Zähler- und Energiedaten,
• Kommunikationsinhalte und Korrespondenz,
• Dokumente, Fotos und sonstige Dateien,
• Angaben zu Schäden, Reparaturen und Versicherungsfällen,
• Bonitätsinformationen,
• technische Nutzungs- und Protokolldaten sowie
• sonstige Informationen, die uns im Zusammenhang mit einem Verwaltungs-, Vermittlungs- oder Vertragsverhältnis übermittelt werden.

Soweit uns besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne des Art. 9 DSGVO mitgeteilt werden, etwa Gesundheitsdaten im Zusammenhang mit einem konkreten Anliegen, verarbeiten wir diese nur, soweit hierfür zusätzlich eine Rechtsgrundlage nach Art. 9 DSGVO besteht.

3. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt insbesondere auf folgenden Rechtsgrundlagen:

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
zur Durchführung von Verträgen und vorvertraglichen Maßnahmen, insbesondere im Rahmen von Mietverwaltung, WEG-Verwaltung, sonstiger Immobilienverwaltung, Vermietung und Immobilienvermittlung.

Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO
zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen, insbesondere handels-, steuer-, miet-, wohnungseigentums- und gegebenenfalls geldwäscherechtlicher Verpflichtungen.

Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
zur Wahrung unserer eigenen berechtigten Interessen oder berechtigter Interessen Dritter, insbesondere an einer ordnungsgemäßen, effizienten und wirtschaftlichen Immobilienverwaltung, der Organisation und Dokumentation unserer Geschäftsabläufe, der Bearbeitung von Anfragen und Schäden, der IT-Sicherheit sowie der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO
soweit wir für einen bestimmten Verarbeitungsvorgang eine Einwilligung einholen.

Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt hiervon unberührt.

4. Miet-, Immobilien- und WEG-Verwaltung

Im Rahmen der Verwaltung von Mietobjekten, Immobilien und Wohnungseigentümergemeinschaften verarbeiten wir personenbezogene Daten insbesondere zur:

• Durchführung und Verwaltung von Miet- und Verwaltungsverhältnissen,
• Kommunikation mit Mietern, Eigentümern, Beiräten und Vertragspartnern,
• Führung von Objekt-, Eigentümer- und Mieterakten,
• Buchhaltung und Zahlungsabwicklung,
• Erstellung von Hausgeld-, Betriebs-, Heizkosten- und sonstigen Abrechnungen,
• Durchführung von Eigentümerversammlungen und Umsetzung von Beschlüssen,
• Bearbeitung von Schadensfällen und Versicherungsangelegenheiten,
• Beauftragung und Koordination von Handwerkern und Dienstleistern,
• Organisation von Wartungs-, Prüfungs-, Instandhaltungs- und Instandsetzungsmaßnahmen,
• Forderungsbearbeitung und Mahnwesen,
• Erfüllung gesetzlicher Pflichten sowie
• Dokumentation von Objekt-, Vertrags- und Verwaltungsvorgängen.

Die Verarbeitung erfolgt je nach Sachverhalt insbesondere auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b, c und f DSGVO.

5. Immobilienvermittlung, Vermietung und Interessenten

Bei Anfragen zu Immobilien, Besichtigungen, Vermietungen und Vermittlungen verarbeiten wir insbesondere:

• Stamm- und Kontaktdaten,
• Angaben zur gewünschten Immobilie,
• Kommunikationsdaten,
• Angaben zur wirtschaftlichen Situation, soweit erforderlich,
• Unterlagen zur Prüfung einer Vermietung oder eines Vertragsabschlusses,
• Angaben aus Mieterselbstauskünften sowie
• gegebenenfalls Bonitätsinformationen.

Die Verarbeitung erfolgt insbesondere zur Bearbeitung der Anfrage und zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Kommt kein Vertrags- oder Mietverhältnis zustande, werden die Daten gelöscht, sobald sie für den ursprünglichen Zweck und zur Wahrung berechtigter Rechtsinteressen nicht mehr benötigt werden, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht oder andere Rechtsgrundlage für eine weitere Speicherung besteht.

6. Bonitätsprüfung und Mieterselbstauskunft

Im Rahmen einer beabsichtigten Vermietung kann eine Bonitätsprüfung durchgeführt werden.

Hierzu nutzen wir insbesondere Leistungen der Creditreform Boniversum GmbH.

Dabei können insbesondere Name, Anschrift, Geburtsdatum und weitere zur eindeutigen Identifikation erforderliche Angaben an die Auskunftei übermittelt und Bonitätsinformationen abgerufen werden.

Die Verarbeitung erfolgt entsprechend den gesetzlichen Voraussetzungen sowie gegebenenfalls auf Grundlage einer von der betroffenen Person erteilten Einwilligung oder Bevollmächtigung.

Soweit Mietinteressenten uns ausdrücklich bevollmächtigen, können im Rahmen der Vermietungsentscheidung zudem Auskünfte bei bisherigen Vermietern, Arbeitgebern oder Sozialleistungsträgern eingeholt werden.

7. Kommunikation per E-Mail, Telefon, Post und über digitale Kanäle

Wenn Sie uns per E-Mail, telefonisch, postalisch, über ein Kundenportal, Kontaktformular oder auf anderem Wege kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen mitgeteilten Daten zur Bearbeitung Ihres Anliegens.

Hierzu können insbesondere gehören:

• Name und Kontaktdaten,
• Datum und Zeitpunkt der Kommunikation,
• Inhalt des Anliegens,
• übermittelte Dokumente, Fotos und Dateien sowie
• die Zuordnung zu einem Objekt, Vertrag oder Verwaltungsvorgang.

Dient die Kommunikation einem bestehenden oder möglichen Vertragsverhältnis, erfolgt die Verarbeitung regelmäßig auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Bei sonstigen geschäftlichen Anfragen erfolgt sie insbesondere auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

8. Einsatz von Microsoft 365

Wir nutzen Dienste von Microsoft 365 zur Kommunikation, Zusammenarbeit, Organisation und Dokumentenverwaltung.

Hierzu gehören insbesondere Microsoft Outlook bzw. Exchange Online, SharePoint, Microsoft Teams, Microsoft Planner sowie weitere mit Microsoft 365 verbundene Funktionen.

Dabei können insbesondere E-Mails, Kontaktdaten, Dokumente, Kommunikationsinhalte, Aufgaben und sonstige geschäftliche Informationen verarbeitet werden.

Die Verarbeitung erfolgt je nach zugrunde liegendem Vorgang insbesondere auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b, c oder f DSGVO.

Soweit Microsoft personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeitet, erfolgt dies auf Grundlage der hierfür geltenden Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung.

9. DOMUS ERP, DOMUS CRM und DOMUS Cloud Services

Für die Durchführung unserer Immobilienverwaltung nutzen wir insbesondere Softwarelösungen der DOMUS Software AG bzw. damit verbundene DOMUS-Dienste.

Hierbei können unter anderem folgende Daten verarbeitet werden:

• Objekt- und Gebäudedaten,
• Stamm- und Kontaktdaten von Mietern und Eigentümern,
• Vertragsinformationen,
• Buchhaltungs- und Abrechnungsdaten,
• Kommunikationsinformationen,
• Verwaltungsvorgänge und Aktivitäten sowie
• Dokumente und sonstige objektbezogene Informationen.

DOMUS Cloud Services und damit verbundene Schnittstellen ermöglichen insbesondere die strukturierte und teilweise automatisierte Bereitstellung und Verarbeitung von Daten aus den eingesetzten DOMUS-Systemen.

Soweit DOMUS personenbezogene Kundendaten in unserem Auftrag verarbeitet, erfolgt dies im Rahmen der vereinbarten Auftragsverarbeitung.

10. HOMECASE-Kunden- und Eigentümerportal

Wir nutzen HOMECASE, einen Dienst der DOMUS Software AG, als digitales Portal für Mieter, Eigentümer und weitere berechtigte Nutzer.

HOMECASE kann insbesondere verwendet werden für:

• digitale Kommunikation und Nachrichten,
• Übermittlung von Fotos und Dokumenten,
• Bereitstellung objektbezogener Unterlagen,
• Bereitstellung von Abrechnungen und Berichten,
• Bereitstellung von Buchungsinformationen und Beschlusssammlungen,
• digitale Belegprüfung sowie
• weitere objektbezogene Verwaltungsprozesse.

Dabei können insbesondere Name, Kontaktdaten, Objektzugehörigkeit, Nachrichten, Dokumente, Fotos, Abrechnungs- und Buchungsinformationen verarbeitet werden.

Für personenbezogene Daten, die im Rahmen der von uns durchgeführten Immobilienverwaltung über die DOMUS-Dienste verarbeitet werden, sind grundsätzlich wir datenschutzrechtlich Verantwortlicher.

Soweit DOMUS Daten im Rahmen unserer Nutzung in unserem Auftrag verarbeitet, erfolgt dies auf Grundlage der bestehenden Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung.

Für eigenständige Verarbeitungen der DOMUS Software AG, beispielsweise beim technischen Betrieb der Plattform oder der Bereitstellung eines eigenen Nutzerkontos, gelten ergänzend die Datenschutzinformationen der DOMUS Software AG bzw. von HOMECASE.

11. Einsatz künstlicher Intelligenz

Wir setzen im Rahmen unserer Geschäftstätigkeit Anwendungen und Systeme künstlicher Intelligenz ein.

Die eingesetzten KI-Systeme dienen der Unterstützung unserer Mitarbeiter und insbesondere der effizienteren Strukturierung, Vorbereitung und Bearbeitung von Verwaltungs- und Geschäftsvorgängen.

KI kann insbesondere eingesetzt werden zur:

• Analyse und Strukturierung eingehender E-Mails,
• Analyse von Dateianhängen,
• Analyse und Strukturierung von Dokumenten,
• Zusammenfassung umfangreicher Unterlagen und Bauakten,
• Erkennung und Zuordnung von Informationen,
• Unterstützung bei Rechnungs- und Dokumentenprüfungen,
• Vorbereitung und Strukturierung von Verwaltungsvorgängen,
• Erstellung von Zusammenfassungen,
• Erstellung und Überarbeitung von E-Mail-, Brief- und sonstigen Textentwürfen sowie
• Unterstützung interner Arbeitsprozesse.

Dabei können personenbezogene Daten verarbeitet werden, soweit diese Bestandteil der jeweiligen Kommunikation, Unterlagen oder Verwaltungsvorgänge sind.

Wir achten bei der Nutzung von KI-Systemen auf Zweckbindung, Datenminimierung und angemessene technische und organisatorische Schutzmaßnahmen.

Die Verarbeitung personenbezogener Daten mithilfe von KI-Systemen erfolgt je nach zugrunde liegendem Vorgang insbesondere auf Grundlage von:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zur Durchführung vertraglicher oder vorvertraglicher Maßnahmen,
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen oder
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO aufgrund unseres berechtigten Interesses an einer effizienten, strukturierten und qualitativ hochwertigen Bearbeitung von Verwaltungs- und Geschäftsvorgängen.

Soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO verarbeitet werden, erfolgt dies nur, wenn zusätzlich eine hierfür erforderliche Rechtsgrundlage nach Art. 9 DSGVO besteht.

Der Einsatz eines KI-Systems ändert grundsätzlich nicht den Zweck des zugrunde liegenden Verwaltungs- oder Geschäftsvorgangs.

12. OpenAI / ChatGPT

Wir nutzen für geschäftliche Zwecke insbesondere ChatGPT Business sowie die OpenAI API.

Die Systeme können im Rahmen der zuvor beschriebenen Zwecke insbesondere für Dokumentenanalyse, Strukturierung, Zusammenfassung und Textunterstützung eingesetzt werden.

Wir nutzen hierfür kommerzielle bzw. geschäftliche Angebote von OpenAI und keine für private Nutzung bestimmten Konten.

Soweit OpenAI personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeitet, erfolgt dies auf Grundlage der für Geschäftskunden geltenden Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung.

13. Anthropic / Claude

Daneben nutzen wir für geschäftliche Zwecke insbesondere Claude für Unternehmen bzw. Claude for Work sowie die Anthropic API.

Die Systeme können insbesondere zur Analyse, Strukturierung und Zusammenfassung von Dokumenten und Informationen sowie zur Unterstützung bei der Erstellung und Bearbeitung von Texten eingesetzt werden.

Soweit Anthropic personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeitet, erfolgt dies auf Grundlage der für Geschäftskunden geltenden vertraglichen Datenschutzregelungen und Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung.

14. Keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen

KI- und Automatisierungssysteme dienen bei uns grundsätzlich als Unterstützungswerkzeuge.

Entscheidungen, die gegenüber betroffenen Personen rechtliche Wirkung entfalten oder diese in vergleichbarer Weise erheblich beeinträchtigen, werden bei uns nicht ausschließlich automatisiert durch KI-Systeme getroffen.

Insbesondere erfolgen Entscheidungen über Vertragsabschlüsse, die Auswahl von Mietvertragspartnern, rechtliche Maßnahmen, Zahlungsforderungen oder vergleichbar wesentliche Verwaltungsvorgänge nicht allein aufgrund einer automatisierten KI-Entscheidung.

Ergebnisse eines KI-Systems können von Mitarbeitern geprüft, ergänzt, korrigiert oder verworfen werden.

15. KI-gestützte Telefonassistenz

Zur Verbesserung unserer telefonischen Erreichbarkeit und zur Bearbeitung bestimmter Anliegen setzen wir eine KI-gestützte Telefonassistenz von Verwalter.ai ein.

Die Telefonassistenz kann insbesondere:

• Anrufe entgegennehmen,
• Sprache technisch verarbeiten und in Text umwandeln,
• Inhalte strukturieren und kategorisieren,
• Gesprächsinhalte zusammenfassen,
• Verwaltungsvorgänge erkennen und zuordnen sowie
• Informationen zur weiteren Bearbeitung an uns übermitteln.

Zur technischen Durchführung kann Sprache während des Gesprächs vorübergehend verarbeitet werden.

An uns werden insbesondere die zur weiteren Bearbeitung erforderlichen Informationen, Zusammenfassungen und strukturierten Vorgangsdaten übermittelt. Eine dauerhaft für uns abrufbare Audioaufnahme des Telefongesprächs erhalten wir grundsätzlich nicht.

Vor Beginn der KI-gestützten Gesprächsbearbeitung werden Anrufer über den Einsatz der Telefonassistenz informiert. Soweit die Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, wird diese vor Beginn der entsprechenden Verarbeitung eingeholt.

Die weitere Bearbeitung des mitgeteilten Anliegens erfolgt je nach Sachverhalt insbesondere auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b oder f DSGVO.

16. Automatisierte Bearbeitung eingehender E-Mails und Dokumente

Zur effizienten Bearbeitung unserer geschäftlichen Kommunikation können eingehende E-Mails einschließlich ihrer Anhänge automatisiert technisch analysiert, kategorisiert, strukturiert oder zusammengefasst werden.

Hierbei können insbesondere:

• Absender- und Empfängerdaten,
• Betreffzeilen,
• Nachrichtentexte,
• Dateianhänge,
• Objektdaten,
• Vertragsinformationen und
• sonstige in den Unterlagen enthaltene Informationen

verarbeitet werden.

Zweck ist insbesondere die Zuordnung, Strukturierung und Vorbereitung der weiteren Bearbeitung durch unsere Mitarbeiter.

Hierdurch erfolgt keine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher oder vergleichbar erheblicher Wirkung.

17. Technische Dokumentenverarbeitung

Für bestimmte technische Dokumentenprozesse setzen wir spezialisierte Software- und Cloud-Dienstleister ein.

Hierzu gehören insbesondere:

PDF4me / Ynoox GmbH bzw. Ynoox LLC
für technische PDF- und Dokumentenprozesse wie Zusammenführen, Aufteilen, Konvertieren, Strukturieren oder sonstige automatisierte Bearbeitung von Dokumenten.

iLovePDF / ILOVEPDF, S.L.
für bestimmte technische PDF-Verarbeitungen.

Encodian Solutions Limited
insbesondere für automatisierte Dokumentenverarbeitungen in Verbindung mit Microsoft Power Automate und Microsoft 365.

Dabei können die in den jeweiligen Dokumenten enthaltenen personenbezogenen Daten technisch verarbeitet werden.

Soweit diese Anbieter personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten, erfolgt die Nutzung auf Grundlage der bestehenden oder für den jeweiligen Dienst geltenden Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung.

Wir beschränken die Verarbeitung auf die für den jeweiligen technischen Vorgang erforderlichen Daten und nutzen, soweit verfügbar, geeignete Einstellungen hinsichtlich Verarbeitungsregion, Sicherheit und Speicherdauer.

18. Weitergabe personenbezogener Daten

Personenbezogene Daten werden nur weitergegeben, soweit dies für den jeweiligen Zweck erforderlich und datenschutzrechtlich zulässig ist.

Empfänger können insbesondere sein:

• Eigentümer und Vermieter,
• Wohnungseigentümergemeinschaften und Verwaltungsbeiräte,
• Handwerker und technische Dienstleister,
• Hausmeister,
• Mess- und Abrechnungsdienstleister,
• Energie- und Versorgungsunternehmen,
• Versicherungsunternehmen und Versicherungsmakler,
• Sachverständige,
• Rechtsanwälte,
• Steuerberater und Wirtschaftsprüfer,
• Banken und Zahlungsdienstleister,
• Behörden und öffentliche Stellen,
• Gerichte,
• IT-, Software-, Hosting- und Cloud-Dienstleister,
• Post-, Druck- und Versanddienstleister sowie
• sonstige zur Bearbeitung des jeweiligen Vorgangs erforderliche Vertragspartner.

Bei Schäden, Reparaturen, Wartungen und sonstigen Arbeiten kann es insbesondere erforderlich sein, Name, Anschrift und Kontaktdaten eines Mieters, Eigentümers oder sonstigen Ansprechpartners an einen Handwerker oder Dienstleister zu übermitteln.

Eine gesonderte Einwilligung ist hierfür nicht in jedem Fall erforderlich. Soweit die Übermittlung zur Durchführung eines Vertragsverhältnisses, zur ordnungsgemäßen Immobilienverwaltung oder zur Bearbeitung eines konkreten Vorgangs erforderlich ist, kann die Verarbeitung insbesondere auf Art. 6 Abs. 1 lit. b oder f DSGVO beruhen.

19. Auftragsverarbeiter

Für bestimmte technische und organisatorische Leistungen setzen wir externe Dienstleister als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO ein.

Soweit gesetzlich erforderlich, bestehen mit diesen Dienstleistern entsprechende Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung.

Auftragsverarbeiter dürfen personenbezogene Daten grundsätzlich nur für die vereinbarten Zwecke und entsprechend den vertraglichen bzw. dokumentierten Weisungen verarbeiten.

20. Übermittlung von Daten in Drittländer

Bei einzelnen von uns eingesetzten IT-, Cloud-, Dokumenten- oder KI-Diensten kann eine Verarbeitung personenbezogener Daten außerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums stattfinden oder nicht vollständig ausgeschlossen werden.

Eine solche Übermittlung erfolgt nur unter Beachtung der gesetzlichen Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO.

Als Grundlage kommen insbesondere in Betracht:

• ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission,
• das EU-US Data Privacy Framework, soweit die jeweiligen Voraussetzungen erfüllt sind,
• von der Europäischen Kommission genehmigte Standardvertragsklauseln sowie
• sonstige nach der DSGVO zulässige Garantien.

Soweit technisch und wirtschaftlich sinnvoll sowie vom jeweiligen Dienst angeboten, bevorzugen wir Verarbeitungsstandorte innerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums.

21. Eigene und lokale IT-Systeme

Neben Cloud- und Onlinediensten nutzen wir eigene bzw. von uns kontrollierte lokale IT- und Serversysteme.

Personenbezogene Daten können daher sowohl auf lokalen Systemen als auch bei vertraglich eingebundenen IT- und Cloud-Dienstleistern gespeichert und verarbeitet werden.

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten insbesondere vor Verlust, Veränderung, unberechtigtem Zugriff und unbefugter Weitergabe.

22. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten grundsätzlich nur so lange, wie dies für den jeweiligen Verarbeitungszweck erforderlich ist.

Nach Wegfall des Zwecks werden personenbezogene Daten gelöscht oder ihre Verarbeitung eingeschränkt, sofern nicht insbesondere:

• gesetzliche Aufbewahrungspflichten,
• handels- oder steuerrechtliche Vorgaben,
• vertragliche Dokumentationspflichten,
• gesetzliche Verjährungsfristen oder
• die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen

eine weitere Speicherung rechtfertigen.

Die konkrete Speicherdauer richtet sich daher nach Art und Zweck der jeweiligen Daten und Unterlagen.

23. Datenverarbeitung auf unserer Website

Beim Aufruf unserer Website werden technisch erforderliche Informationen verarbeitet.

Hierzu können insbesondere gehören:

• IP-Adresse,
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs,
• aufgerufene Seite,
• Referrer-URL,
• Browsertyp und Browserversion,
• verwendetes Betriebssystem sowie
• sonstige technische Zugriffsinformationen.

Die Verarbeitung erfolgt zur technischen Bereitstellung, Stabilität und Sicherheit unserer Website.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in einem sicheren, stabilen und technisch funktionsfähigen Internetauftritt.

24. Kontaktformular auf der Website

Soweit Sie uns über ein auf unserer Website bereitgestelltes Kontaktformular kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen eingegebenen Daten zur Bearbeitung Ihrer Anfrage.

Dient die Anfrage einem bestehenden oder möglichen Vertragsverhältnis, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Bei sonstigen Anfragen erfolgt die Verarbeitung regelmäßig auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an der Bearbeitung eingehender Kommunikation gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

25. Cookies und ähnliche Technologien

Unsere Website kann Cookies und vergleichbare Technologien einsetzen.

Soweit Cookies oder Zugriffe auf Informationen eines Endgeräts technisch erforderlich sind, erfolgt ihr Einsatz im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen des § 25 Abs. 2 TDDDG.

Die anschließende Verarbeitung personenbezogener Daten kann insbesondere auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruhen.

Für technisch nicht notwendige Cookies, Tracking-, Analyse- oder vergleichbare Funktionen holen wir, soweit gesetzlich erforderlich, vor deren Einsatz eine Einwilligung gemäß § 25 Abs. 1 TDDDG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO ein.

Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft über die hierfür auf der Website bereitgestellten Einstellungsmöglichkeiten geändert oder widerrufen werden.

26. Google Maps

Soweit wir auf unserer Website den Kartendienst Google Maps einsetzen, kann bei Aktivierung der Kartenfunktion eine Verbindung zu Diensten von Google hergestellt werden.

Dabei können insbesondere die IP-Adresse sowie technische Geräte- und Nutzungsinformationen verarbeitet werden.

Soweit hierfür Informationen auf dem Endgerät gespeichert oder ausgelesen bzw. personenbezogene Daten an Google übermittelt werden, erfolgt die Aktivierung nach Maßgabe der gesetzlichen Anforderungen und, soweit erforderlich, erst nach Erteilung einer entsprechenden Einwilligung.

Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

27. Herkunft personenbezogener Daten

Wir erhalten personenbezogene Daten sowohl unmittelbar von den betroffenen Personen als auch, soweit für unsere Tätigkeit erforderlich und zulässig, aus anderen Quellen.

Hierzu können insbesondere gehören:

• Eigentümer und Vermieter,
• Mieter,
• Wohnungseigentümergemeinschaften,
• frühere Immobilienverwalter,
• Vertragspartner,
• Behörden,
• Gerichte,
• Versorgungsunternehmen,
• Versicherungen,
• Handwerker und sonstige Dienstleister,
• Auskunfteien sowie
• öffentlich zugängliche Quellen.

Soweit personenbezogene Daten nicht unmittelbar bei der betroffenen Person erhoben wurden, erfolgt die Verarbeitung nur, soweit hierfür eine entsprechende Rechtsgrundlage besteht.

28. Pflicht zur Bereitstellung personenbezogener Daten

Im Rahmen eines Vertragsverhältnisses müssen diejenigen personenbezogenen Daten bereitgestellt werden, die für die Begründung, Durchführung und Beendigung des jeweiligen Vertragsverhältnisses sowie zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich sind.

Ohne die erforderlichen Angaben kann ein Vertrag oder eine konkrete Verwaltungsleistung gegebenenfalls nicht oder nicht vollständig durchgeführt werden.

29. Rechte betroffener Personen

Im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen haben Sie insbesondere folgende Rechte:

• Recht auf Auskunft gemäß Art. 15 DSGVO,
• Recht auf Berichtigung gemäß Art. 16 DSGVO,
• Recht auf Löschung gemäß Art. 17 DSGVO,
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DSGVO,
• Recht auf Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DSGVO,
• Recht auf Widerspruch gemäß Art. 21 DSGVO sowie
• Recht auf Widerruf einer Einwilligung gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO.

Soweit eine Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruht, haben Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, das Recht, der Verarbeitung zu widersprechen.

Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie sich an uns wenden:

Ditmar Alfes Immobilien OHG
Grafenstraße 44
59821 Arnsberg
E-Mail: in**@**************es.de

30. Beschwerderecht

Sie haben gemäß Art. 77 DSGVO das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen datenschutzrechtliche Vorschriften verstößt.

Für uns zuständig ist insbesondere:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW)
Kavalleriestraße 2–4
40213 Düsseldorf

Telefon: +49 211 38424-0
E-Mail: po********@*****rw.de

31. Datensicherheit

Wir treffen unter Berücksichtigung des Stands der Technik, der Art, des Umfangs und der Zwecke der Verarbeitung sowie der jeweiligen Risiken angemessene technische und organisatorische Maßnahmen gemäß Art. 32 DSGVO.

Hierzu können insbesondere gehören:

• Zugangs- und Berechtigungskonzepte,
• Benutzer- und Rechteverwaltung,
• Passwort- und Authentifizierungsmaßnahmen,
• Verschlüsselung,
• Datensicherungen,
• Protokollierung,
• Sicherheits- und Softwareupdates,
• Beschränkung des Zugriffs auf erforderliche Mitarbeiter,
• vertragliche Absicherung eingesetzter Dienstleister sowie
• interne Datenschutz-, Sicherheits- und KI-Nutzungsvorgaben.

32. Änderungen dieser Datenschutzinformationen

Wir überprüfen diese Datenschutzinformationen regelmäßig und passen sie an, wenn sich Verarbeitungsvorgänge, eingesetzte Systeme, technische Rahmenbedingungen oder gesetzliche Anforderungen ändern.

Es gilt die jeweils auf unserer Website veröffentlichte aktuelle Fassung.